Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.
Общие обязанности
Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:
Требования к знаниям
Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:
- Основы трудового и административного законодательства.
- Общие нормы этики и делового этикета.
- Основы делопроизводства.
- Техника безопасности.
- Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
- Охрана труда.
- Требования к ведению деловой переписки.
Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.
Обязанности помощника руководителя
Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:
Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.
Права секретаря
Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.
Требования к деятельности делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:
Требования к деятельности судебного секретаря
Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.
Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:
- Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
- Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
- Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.
Общие сведения
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.
Должностная инструкция секретаря
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с Ивановой Натальей
Владимировной и в соответствии с
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных
нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской
Федерации.
1.1. Секретарь относится к категории технических
исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом
директора предприятия.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее профессиональное образование и
стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется
руководителю предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь руководителя
руководствуется:
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих
вопросов;
уставом предприятия;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности
предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его
подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых
форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его
обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь
руководителя предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым
решением в структурные подразделения или конкретным
исполнителям для использования в процессе работы либо
подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора,
обработки и представления информации при подготовке и
принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись
руководителя предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями
документов, поступивших на исполнение, проверять
правильность оформления подготовленных проектов документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать
качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров
руководителя, записывать в его отсутствие полученную
информацию и доводить до его сведения ее содержание,
передавать и принимать информацию по приемно-переговорным
устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также
телефонограммы, своевременно доводить до его сведения
информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы,
другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов,
оповещение участников о времени и месте проведения, повестке
дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний
и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками
предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за
соблюдением сроков выполнения указаний и поручений
руководителя предприятия, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими
принадлежностями, создавать условия, способствующие его
эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы или вводить текущую информацию в
банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать
оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные
сроки сдает в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
Секретарь имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства
предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями,
предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для
выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания
содействия в исполнении своих должностных обязанностей и
прав.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих
должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей
деятельности правонарушения - в пределах, определенных
действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах,
определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским
законодательством.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись.
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя , секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.
1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.
3. Должностные обязанности
Секретарь должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:
Оформление приказов по личному составу;
Оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;
Оформление трудовых книжек;
Оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
Оформление командировочных документов;
Оформление листов нетрудоспособности;
Ведение табеля учета рабочего времени;
Подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;
Организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;
Выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.
3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.
3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.
4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь несет ответственность за;
5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
УТВЕРЖДАЮ:
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря руководителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией;
- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Право подписи
6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.
