Зарубежные предприятия уже давно используют такие технологии, как стратегический менеджмент , маркетинг , бюджетирование, процессный подход и т. д. Эффективность данных технологий доказана. Однако активное их использование в России сопряжено с рядом трудностей:
- низкой квалификацией управленцев;
- нежеланием руководства;
- отсутствием финансовых возможностей для овладения данными технологиями управления и т. д.
Бюджетирование следует отличать от финансового планирования. Во-первых, бюджетирование – это одновременно планирование, учет , анализ , мотивация и контроль , а финансовое планирование затрагивает только этап планирования. Во-вторых, в процессе бюджетирования осуществляется планирование всехсфер деятельности предприятия: сбыта, производства, закупки, финансов и т. д. В процессе финансового планирования затрагиваются только вопросы финансовой системы предприятия.
Результат бюджетирования на предприятии – разработка системы бюджетов, которые могут составляться как в натуральном, так и стоимостном выражении. Бюджеты предприятия могут пониматься как экономические прогнозы, основа для контроля, средство координации, основа для постановки задачи, средство делегирования полномочий.
В системе бюджетирования разрабатывается множество видов и форм бюджетов. Отдельные бюджеты характеризуют промежуточные операции (закупки сырья и материалов, бюджет производства и т. п.), могут нести информацию только о расходах или доходах (бюджеты продаж). Укрупненные бюджеты (бюджетный отчет о прибылях и убытках, бюджет денежных средств) показывают как расходы, так и доходы предприятия.
Единых требований к системе бюджетирования нет. Государство никак не регламентирует эту систему на предприятии. Каждое предприятие само определяет параметры системы бюджетирования:
- состав бюджетов;
- горизонты планирования;
- состав плановых показателей и т. д.
Трудности внедрения бюджетирования на отечественных предприятиях обычно связаны с тем, что это требует:
- коренной перестройки всех бизнес-процессов предприятия;
- внедрения дорогостоящих средств автоматизации бюджетирования;
- повышения квалификации финансовых и всех управленческих работников;
- дополнительных затрат на оплату услуг консультантов;
- разработки нормативной базы;
- повышения исполнительской дисциплины внутренних правовых документов и т. д.
Выработка эффективного распределения денежных средств в процессе деятельности компании – ключевая задача высшего менеджмента организации. Финансовое планирование определяет не только текущее положение дел, но и перспективы развития предприятия, его положение в конкурентной среде.
Понятийные основы финансового планирования
Финансовое планирование и бюджетирование – это аспект деятельности предприятия, который подразумевает управление денежными средствами фирмы с помощью создания фондов, координации процессов движения выручки; управленческие решения в бюджетировании должны быть сообразны с текущим экономическим положением, предполагаемыми доходами, целями и задачами для различных временных периодов.
Основные показатели, планируемые для достижения, отражаются в финансовом плане – корпоративном документе, отражающем предполагаемые приход и расход финансов. Финпланы различают по сроку составления:
- краткосрочные (прогноз до одного года; краткосрочный план также называют «бюджетом». Бюджет отражает месячное или квартальное движение средств в экономическом и инвестиционном поле.);
- среднесрочные (прогноз от одного до трех лет);
- долгосрочные (свыше 3-х лет).
Еще двумя важными понятийными единицами теории бюджетирования являются термины «вертикальное бюджетирование» и «горизонтальное».
Горизонтальное подразумевает, что бюджет составляется подразделениями компании без вмешательства высшего руководства. Топ-менеджмент подключается только тогда, когда отделы не могут достичь договоренности.
Вертикальное планирование бюджета состоит в том, что каждое подразделение утверждает финплан с руководителем. Менеджер может корректировать распределение расходов по статьям, исключать статьи вовсе или формировать новые.
Бюджетное планирование финансовой деятельности главной целью преследует максимальное извлечение чистой прибыли на определенном временном отрезке. Под чистой прибылью в менеджменте и экономике понимают прибыль после освобождения от всех издержек по итогам периода.
Цели бюджетного планирования
Расширенный список задач, которые руководство компании обязано решить для корректировки или внедрения стратегии планирования бюджета на предприятии:
- обеспечение межведомственной работы, кооперации отделов и подразделений;
- создание и отработка системы контроля за исполнением финансового плана предприятия;
- координация текущего планирования;
- оценка текущих затрат предприятия.
Эксперты утверждают, что наиболее сложным моментом является внедрение новой стратегии планирования финансов. Для того чтобы минимизировать «осложнения» руководство должно придерживаться такой линии действий:
- изучение текущего состояния кооперации подразделений и отделов, анализ регламентов и должностных инструкций;
- обучение персонала;
- реорганизация подразделений наиболее щадящим способом;
- работа по совершенствованию корпоративных стандартов;
- разработка корпоративной системы отслеживания финансовых операций и выполнения плановых показателей.
Теория менеджмента выделяет основные принципы, которых должны придерживаться руководители при планировании бюджета предприятия:
- Принцип участия: каждый сотрудник вне зависимости от должности является участником процесса финансового бюджетного планирования;
- Принцип единства: планирование должно носить системный характер;
- Принцип непрерывности: планирование ведется в течение всего цикла реализации бюджетной стратегии, даже если плановые показатели достигнуты раньше срока;
- Принцип точности предполагает максимальную детализацию финплана;
- Принцип научности: при разработке стратегии должна использоваться теоретическая база и эмпирические данные;
- Принцип единоначалия: окончательные решения по спорным вопросам бюджетирования принимает топ-менеджмент;
- Принцип конъюнктуры: внедряемые программы финансового планирования должны соответствовать текущей рыночной ситуации.
Выработка управленческих решений должна основываться на методах экспертных оценок и экстраполяции. Метод экстраполяции предполагает использование объективных данных финансовых показателей за отчетный период. Метод экспертных оценок заключается в привлечении отраслевых специалистов для участия в прогнозировании финансовой ситуации на планируемый период.
Методология финансового планирования
Процесс планирования бюджета должен быть ориентирован на использование обширной методологической базы экономики предприятия и теории менеджмента. Допускается применять такие методы:
- нормативный: максимальная регламентация всех аспектов деятельности компании, т. е. внедрение нормативов оплаты труда, расходов материала, использования производственных мощностей;
- метод денежных потоков: в качестве основного расчетного показателя используются суммы и сроки поступления денег на счета организации;
- экономико-математический: использование матанализа и компьютерного моделирования для формирования финансового плана;
- балансовый: основывается на таком расчете пропорций расходования средств, при котором будет обеспечиваться полноценное функционирование и равномерное развитие подразделений компании;
- расчетно-аналитический метод: рассматривает бюджетное планирование как динамический процесс; внедрение изменений должно производиться с учетом текущих показателей.
Выбор методологического направления должен зависеть от рода деятельности компании, степени разветвленности ее структуры и характера движения финансовых потоков.
Составляющие бюджета предприятия
В прикладном аспекте бюджетирование финансового планирования организации сводится к формированию нескольких бюджетов предприятия различного уровня. Бюджеты предприятия делятся на два типа: операционный и финансовый.
Финансовый бюджет включает в себя три уровня:
- инвестиционный:
- баланс денежных средств: отражает все возможные поступления средств за отчетный период;
- прогнозируемый бюджет: отчетный документ, отражающие предполагаемое состояние дел на конец периода. Иногда сопровождается детальным SWOT-анализом, содержащим сведения о возможностях и угрозах на протяжении отчетного периода;
Этот тип отражает итоговые показатели, определяет успешность выполнения финплана в целом.
Операционный бюджет содержит в себе еще большее количество и показывает текущую ситуацию на предприятие, дает детальное представление о расходовании средств подразделениями. Данный тип включает в себя следующие уровни:
- бюджет продаж: формируется с учетом предполагаемого объема реализации продукта и цены на него. При формировании цены и предполагаемых объемов продаж нужно ориентироваться на показатели продаж в предыдущем отчетном периоде, макроэкономические факторы, сезонность спроса на товары и услуги;
- производственный бюджет: определяет тип производимого продукта/услуги и предполагаемое количество произведенных единиц. При формировании нужно учитывать возможность резкого изменения спроса, текущие запасы произведенной продукции, себестоимость единицы продукта;
- бюджет производственных запасов: отражает хранящиеся на складе резервы сырья, готовой продукции, ГСМ. В финансовом плане данные должны быть отражены в количественных и стоимостных величинах. В этот раздел входит бюджет затрат на сырье и материалы производства;
- фонд оплаты труда: формируется из ставок работы персонала и планируемых показателей производительности труда. В данном разделе, возможно, появление дополнительных показателей: это зависит от того, какая система оплаты применяется в компании – фиксированная или сдельная;
- накладные затраты: сюда могут входить некоторые макроэкономические факторы(инфляция), а также амортизационные расходы – траты на ремонт и обслуживание оборудования;
- расходы на менеджмент: к этому типу относятся траты на осуществление сбыта, расходы на обеспечение функционирования аппарата менеджеров, плата за корпоративную связь и транспорт.
Все описанные типы документов должны формироваться до того, как начнется плановый период.
Анализ и планирование бюджета операционного уровня в большинстве случаев обеспечивает достижения прогнозных значений финансового плана, помогает сформировать позитивный финансовый бюджет. Работа в плановый период должна начинаться с составления отчета о прибылях и убытках – прогнозного документа, отражающего показатели планируемой деятельности. В отчете должны быть данные, систематизированные и скомпонованные на основе перечисленных видов расходных направлений.
Типовой финансовый план
Документ должен содержать разделы:
- прогноз сводного баланса;
- бухгалтерский баланс с указанием основных средств, оборотных активов, дебиторской задолженности и детализацией пассивной части;
- расчет основных средств после коррекции коэффициентов.
Для составления финплана нужно привлекать бухгалтеров, экономистов, топ-менеджеров, консультантов по стратегическому менеджменту.
Бюджетное планирование – краеугольный камень экономической деятельности, без которого функционирование предприятия невозможно в плановой или рыночной экономической парадигме. Вне зависимости от рода деятельности, финансовое планирование имеет обобщенный характер. Приобретение знаний о данном аспекте бизнеса будет полезно начинающим предпринимателям, так как бюджетирование – наиболее важная часть бизнес-плана.
В современном мире динамичного бизнеса вопрос бюджетной эффективности затрагивается стабильно часто, если не сказать постоянно и ежедневно. Организация планирования – вот самый простой ответ на него. При этом на одной чаше весов суммарной конкурентоспособности бизнеса соседствуют вопросы стратегического, организационного, процессного и других видов планирования, включая центральный вид – бюджетное планирование.
В этой статье мы детально рассмотрим практический подход и методы бюджетного планирования на предприятиях: речь пойдет не просто о теоретической базе знаний, а о роли бюджетных планов в успехе бизнеса предприятия в целом.
Основы бюджетного планирования
Бюджетное планирование необходимо не только для государства, для бюджетных учреждений или домохозяйств, поскольку субъекты бюджетного планирования – это участники экономических процессов, характерных абсолютно для любых видов деятельности, любых организаций, а бюджет, по сути – план, фиксирующий ожидаемые показатели экономической активности. Не «хотелки» в смысле «добиться бюджетной эффективности за неделю», а реальный бюджет и детальное бюджетное планирование – сколько и на что потратим, сколько и с чего заработаем. Вопрос предметный и не терпит приблизительного подхода.
В этом контексте бюджетное планирование – это такой набор действий и решений, результатом которых станет составление документа – бюджета, в котором в численном выражении будут зафиксированы цели и планы на определенный период, чаще всего, на год. Таким образом, составление бюджета и бюджетное планирование объединяет все подразделения одной фирмы вместе, делая их совместную работу возможной, а главное, обеспечивая за счет этого результаты экономической активности. Причем не просто результаты, а результаты соответствующие планам и фактам, т.е. максимально приближенных к понятию бюджетной эффективности. Что крайне важно в глобальном смысле – быть не просто успешной компанией, а быть стабильно прогнозируемой успешной компанией, потому это, допустим, привлекает инвесторов.
У хороших бюджетов коммерческих предприятий, конечно, есть свои основы бюджетного планирования и их организации:
- Сквозной характер. Бюджет распространяется на все части, подразделения, направления и сегменты бизнеса;
- Бюджет = закон. Свойство – директивность. Если бюджет подписан, его нельзя не исполнять. Часто исполнение бюджета является ключевым KPI для подразделений, которые только тратят, а не зарабатывают. Бюджет в таком случае это элемент контроля, а также основание для поощрения;
- Формализация. Единица бюджета – обоснованный результативный показатель деятельности, выраженный в виде цифры. «Продать много» не очень хорошая цель для процесса бюджетного планирования, а «Продать на 1 млн $ в квартал» очень даже ничего;
- Регулярность – бюджет принят и исполнен (или не исполнен) в четкий оговоренный промежуток времени, который приказом главного лица фирмы выбран в качестве бюджетного периода. Это ключевое условие результативности бюджетного планирования, потому что регулярность означает неразрывность плановой деятельности компании;
- Новый бюджет разрабатывается на основе аналитики показателей плана и факта исполнения бюджета истекшего периода.
Рисунок 1. Признаки хорошего бюджета
Методы бюджетного планирования
На практике бюджетное планирование или бюджетирование в современном мире – это методы повышения конкурентоспособности бизнеса, на основе детализированного контроля ключевых показателей работы фирмы в разрезе финансов. Когда мы говорим о бюджете и бюджетном планировании в целом, мы касаемся такой сложной темы, как методы структурирования универсальной технологии планирования, а также учета и непрерывного контроля средств предприятия для достижения бюджетной эффективности.
Если представить, что будущее фирмы и бюджетная эффективность напрямую зависят только от соблюдения некоторых метрик и показателей без влияния каких-то внешних факторов, тогда процесс бюджетного планирования либо делает фирму стабильно приносящей прибыль, либо отправляет ее на кладбище (в зависимости от четкости и точности структурированности бюджетного процесса).
Субъекты бюджетного планирования
Самая важная задача любого бизнесмена – делать бизнес конкурентоспособным во всех смыслах этого слова. Поэтому в компаниях по всему миру поняли, что необходимо тратить время не на споры с конкурентами, а на создание такой универсальной системы или многорычажного механизма управления, который помог бы удерживать и развивать позиции на интересном бизнесу рынке. Одним из таких рычагов является рассматриваемый нами процесс создания бюджетных планов для достижения бюджетной эффективности.
В бюджетном планировании однозначно участвуют все подразделения компании. У каждого субъекта своя глубина детализации бюджета и взаимосвязи с другими подразделениями. Бюджетов и соответствующих им планов исполнения этих бюджетов может быть бесчисленное множество. По большей части это зависит от таланта финансового директора и требуемой степени детализации, определяемой стратегией финансового учета фирмы.
К примеру:
- Бюджет доходов и расходов как детализированная смета расходов и продаж, которые должны обеспечить фирме профицит;
- Бюджет движения денежных средств для распределения текущих денег в операционном цикле;
- План финансирования для формирования прогнозов потребности в заемном капитале и по внутренним инвестициям;
- Прогнозный баланс как инструмент контроля капитала;
- Бюджет ФОТ с целями прогнозирования операционных затрат и отчислений в фонды;
- Материальные бюджеты – планы по снабжению, сформированные на нормах производственного расхода;
- Энергетические бюджеты по нормам потребления ресурсов для обеспечения производственных нужд;
- Бюджет амортизации для контроля внутреннего износа, капитального ремонта и реновации производственных мощностей;
- Налоговый бюджет.
Рисунок 2. Пример составных частей процесса бюджетного планирования
Пример ввода бюджетов в WA:Финансист
Бюджеты в «WA:Финансист» вводятся с помощью соответствующего документа «Бюджет» :
Доступны следующие возможности ускорения и облегчения ввода плановых данных:
- Заполнение по данным графиков оплат в договорах;
- Заполнение в одном Бюджете данных по нескольким периодам, статьям и их аналитика;
- Настройка зависимых оборотов.
В данном кейсе более подробно рассмотрим вариант заполнения бюджетов «По данным графиков» в договорах.
В «Бюджетах» есть возможность выполнения следующего действия:
При этом автоматически подбираются и затем будут отражены в бюджете плановые данные, ранее настроенные для договоров согласно указанным отборам:
Сначала формируется план доходов/расходов:
Затем на его основании с помощью настройки «Модели распределения платежей» – график платежей:
Формируется график платежей в разрезе периодов с учетом условий оплаты по договору (аванс, предоплата):
Результатом настроек является автоматическое заполнение нескольких видов плановых документов:
- Плановые бюджеты по финансовым данным договоров;
- Планируемые Заявки на платеж;
- Планируемые поступления ДС.
Для этого предусмотрено отдельное рабочее место:
Поскольку ввод плановых данных по графикам доходов и расходов и платежей в договорах является частью общего бюджетного планирования, система «WA:Финансист» позволяет подключать к «Договорам/Регистрации условий договоров» и «Контрагентам» общие возможности системы по согласованию:
Пример составных частей процесса бюджетного планирования
Конечно, есть и другие бюджеты, начиная с командировочных, до бюджетов корпоративных праздников и подарков. Все это бюджеты, и во всех бюджетах обязаны быть четкие и продуманные показатели. Понятно, что для турфирмы нужна одна степень детализации бюджетных планов, а для сталелитейного комбината – совсем другая.
Идентично для всех одно: вне зависимости от количества бюджетов и планов контроля утвержденных показателей, процесс бюджетного планирования является единственной возможностью контролировать жизнь фирмы в разрезе всех финансовых результатов. Напомним, что от качества бюджетных планов может зависеть весь суммарный результат фирмы за будущий период.
Современные динамичные системы управления стремятся к тому, чтобы процесс бюджетного планирования был основан на принципах взаимосвязанности и четкой регламентации бюджетного процесса во всех подразделениях. То есть процесс создания бюджетных планов должен быть согласован, как горизонтально/вертикально, так и во временном диапазоне для достижения бюджетной эффективности. К примеру, если планово-экономический отдел планирует бюджет (сверху вниз), то он учитывает и реальные данные доходного/расходного подразделения (снизу вверх). Таким образом, достигается балансировка показателей и приведение их к реальному значению.
Рисунок 3
Целесообразно производить строительство бюджетных планов таким образом, чтобы все бюджеты были взаимосвязаны. Проще говоря, бюджет низкого уровня всегда есть составная часть (или расширенная детализация) бюджетных планов более высокого уровня. Это позволяет с одной стороны связать плановые данные с реальными данными, а с другой – обеспечить дополнительный контроль исполнения.
Процесс составления бюджетных планов компании должен быть продуман и документально оформлен в виде регламента, который будет определять порядок составления бюджетов в части состава, подготовки, верификации и утверждения. Организация бюджетного планирования должна быть структурирована так, чтобы создать полный непрерывный цикл бюджетирования, начиная с установки целевых значений каждого показателя, до анализа фактического значения (результата).
Проблемы процесса бюджетного планирования
Невозможно создать такой процесс бюджетного планирования, который стал бы идеальным или эталонным во всех его частностях для всех предприятий. Но чтобы структурировать наиболее оптимальную и рабочую модель бюджетного планирования, необходимо учесть наиболее распространенные ошибки и проблемы, а также воспринимать этот процесс как составной элемент комплексного управления компанией.
Рисунок 4. Круговорот проблем процесса бюджетного планирования
- Затягивание сроков. Планы и бюджеты не принимаются в срок и постоянно переносятся. В итоге компания сталкивается с тем, что бюджет/план должны догонять ее реальную жизнь, что чаще всего невозможно.
- Не идентичность показателей. Проблема многих компаний, в которых подразделения привыкли измерять свою эффективность или ставить планы на основе внутреннего представления, а не общих показателей системы планирования. Это часто приводит к тому, что предприятия упираются в стену из необходимости суммировать или вычитать друг из друга несопоставимые данные.
- Нет единой системы документов. Это приводит к затруднениям в процессе сопоставления данных отчетности и дальнейших бюджетных планов.
- Бесконечность согласования. Проблема всех крупных предприятий: лица, принимающие распорядительные решения, тормозят весь производственный процесс своим неисполнением бюджетных планов. Зачастую бесконечность процесса согласования бюджетных планов – это следствие низкого качества менеджерского состава или недостаточной организации самого процесса.
- Низкое качество IT-инфраструктуры. Приводит к тому, что процессы тормозятся из-за невозможности импорта/экспорта каких-либо данных или их сопоставления между собой.
- Несоответствие бюджетов и планов предприятия. На стратегическом уровне это несоответствие означает крах процесса бюджетного планирования, потому что верхним уровнем всего процесса и является стратегический план компании.
- Нереальность бюджетирования. Если план и факт значительно отличаются друг от друга, значит, процесс бюджетного планирования не соответствует тому, что происходит в реальности на предприятии, имеет неправильное основание, а также не опирается на принципы «сверху вниз» и «снизу вверх».
Заключение и выводы
Организация планирования процесса эффективного бюджетирования – это не самая сложная задача внутрикорпоративного управления. Безусловно, финансово бюджетное планирование требует большой ответственности и последовательности, которые обеспечат не только реальность будущего бюджета предприятия, но и бюджетную эффективность. Но только такая система управления компанией, система, на основе формирования и контроля исполнения структурированных бюджетов и охватывающая все субъекты бюджетного планирования, может быть адекватна современным рыночным отношениям. За счет бюджетного планирования на предприятиях любой формы собственности и размера достигаются желаемые результаты и решаются важные задачи бизнеса:
- Создать и использовать систему бюджетных планов, на основе план-фактного анализа;
- Добиться прозрачности потоков денежных средств и точности управления ими;
- Обеспечить руководство инструментом контроля финансовых ресурсов предприятия;
- Повысить эффективность использования денежных средств;
- Снизить операционные риски в рамках управления свободными финансовыми ресурсами;
- Обеспечить непрерывный контроль производственных показателей и нормативов;
- Усилить контроль доходно-расходной деятельности компании в целом;
- Консолидировать ресурсы внутри компании для обеспечения достижения поставленных целей;
- Активизировать потенциал менеджмента подразделений, создав среду вовлеченности и ответственности за общий результат компании;
- Оптимизировать процессы внутри компании.
В заключении отметим, что бюджетное планирование – наиболее правильный и простой способ избежать вопросов из серии «что же будет с бизнесом в будущем?». Как инструмент менеджмента методы бюджетного планирования дадут понимание, какую линию поведения выстраивать, и какой путь выбрать для достижения поставленной цели.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Аспекты и проблемы организации планирования в системе управленческого учета. Взаимосвязь планирования и бухгалтерского учета. Система планов на предприятии. Бюджет как элемент процесса планирования. Оценка эффективности от внедрения бюджетирования.
курсовая работа , добавлен 20.02.2011
Бюджетирование как инструмент планирования и управления хозяйственной деятельностью. Суть, цель, отличительные особенности, принципы и этапы бюджетирования. Внедрение бюджетирования для повышения эффективности финансового планирования на предприятии.
курсовая работа , добавлен 10.10.2012
Взаимосвязь планирования и бухгалтерского учета. Система планов на современном предприятии, порядок и принципы их составления. Организация планирования в системе управленческого учета на предприятии "ВПК". Разработка системы бюджетирования, ее анализ.
курсовая работа , добавлен 12.11.2014
Бюджетирование как инструмент планирования и управления хозяйственной деятельностью. Принципы и этапы бюджетирования, виды бюджетов и подходы к их составлению. Разработка операционного бюджета промышленного предприятия и пути его усовершенствования.
курсовая работа , добавлен 13.07.2009
Теоретические основы бюджетирования (планирования) в системе управленческого учета. Методы составления и виды бюджета. Организационно-экономическая и правовая характеристика организации. Анализ выпуска и реализации молочной продукции ООО "КХ Нива".
курсовая работа , добавлен 05.02.2011
Концепция бюджетного планирования. Сущность бюджетного планирования. Основные функции бюджетирования. Достоинства и недостатки бюджетирования. Элементы планирования. Подготовка различных планов бюджета и его оплаты.
курсовая работа , добавлен 14.05.2004
Сущность процессов бюджетирования и бизнес-планирования, их состав и основные этапы, значение в деятельности предприятия. Организация и порядок проведения ревизии бюджетирования и бизнес-планирования в организации, анализ их практической эффективности.
контрольная работа , добавлен 19.12.2009
Управленческий учет, его сущность и организация. Его значение для современного предприятия. Бюджетирование в системе управленческого учета. Планирование и контроль издержек обращения. Методология формирования бюджетов на предприятии ООО "Абель МЦ".
курсовая работа , добавлен 02.03.2014
4. Бюджет предприятия и процесс разработки бюджета
4.1. Структура бюджета предприятия
Бюджетирование - это процесс планирования будущей деятельности предприятия, результаты которого оформляются системой бюджетов.
Обычно создание бюджетов осуществляется в рамках оперативного планирования. Исходя из стратегических целей фирмы, бюджеты решают задачи распределения экономических ресурсов, находящихся в распоряжении организации. Разработка бюджетов придает количественную определенность выбранным перспективам существования фирмы.
К числу основных задач бюджетирования относится следующее:
- обеспечение текущего планирования;
- обеспечения координации, кооперации и коммуникации подразделений предприятия;
- обоснование затрат предприятия;
- создание базы для оценки и контроля планов предприятия;
- исполнение требований законов и контрактов.
Выгоды качественного составления бюджетов и контроля за их исполнением с излишком окупают затраты на их внедрение и разработку. Безусловно, очень многое зависит от специфики деятельности предприятия, но даже небольшим фирмам рекомендуется применение бюджетирования (например, в сокращенном варианте).
Внедрение бюджетирования на предприятии сталкивается с двумя группами проблем: методические проблемы и организационные. Опыт автора доказывает, что, как правило, самым трудным в бюджетировании является этап его внедрения на предприятие. Приватизированные предприятия получили в наследство огромный опыт составления документов, ненужных предприятию в рыночной экономике. Поэтому принципиально важным является решение высшего менеджмента о внедрении бюджетирования в новом реальном масштабе ценностей. И с этого момента по существу начинается серьезная работа, основные этапы которой состоят в следующем:
- изучение внутренней и внешней документации предприятия, его структуры и взаимодействия подразделений, механизмов управленческого учета и т.д.;
- поиск наименее болезненных путей вовлечения управленческой команды предприятия в процесс бюджетирования;
- разработка плана внедрения бюджетирования (все дальнейшие действия будут определены планом внедрения);
- пересмотр старых или разработка новых внутренних стандартов;
- создание информационной базы для бюджетирования, предусматривающей разработку новых отчетов по подразделениям, приближенных к специфике деятельности предприятия;
- создание новых или реорганизация старых подразделений для осуществления процесса бюджетирования;
- разработка или приобретение программного обеспечения и его установка на внутренней сети предприятия;
- обучение персонала.
Трудоемкий процесс внедрения системы бюджетирования может длиться месяцами и даже годами. Помимо временных затрат он требует наличия высококвалифицированных специалистов в области бюджетирования и компьютерной техники. Как правило, украинские предприятия не в силах самостоятельно провести эти работы, привлечение консалтинговой фирмы обходится дешевле и значительно надежней.
Теперь перейдем к процессу бюджетирования как таковому.
Бюджеты составляются как для структурных подразделений, так и для компании в целом. Бюджеты подразделений сводятся в единый бюджет предприятия называемый основным или головным. Американские финансовые менеджеры говорят Master Budget.
С точки зрения последовательности подготовки документов для составления основного бюджета выделяют две составных части бюджетирования, каждая из которых является законченным этапом планирования:
- Подготовка операционного бюджета;
- Подготовка финансового бюджета.
Перечень операционных бюджетов, как правило, исчерпывается следующим списком:
- бюджет продаж;
- бюджет производства;
- бюджет производственных запасов;
- бюджет прямых затрат на материалы;
- бюджет производственных накладных расходов;
- бюджет прямых затрат на оплату труда;
- бюджет коммерческих расходов;
- бюджет управленческих расходов;
- прогнозный отчет о прибыли.
К числу финансовых бюджетов относятся
- инвестиционный бюджет;
- бюджет денежных средств;
- прогнозный баланс.
Последовательность формирования основного бюджета удобно представить в виде блок-схемы (рис. 3). Данная блок-схема не отражает всех возможных взаимосвязей между бюджетами, но описывает логическую последовательность процесса бюджетирования.
Рис. 3. Блок-схема формирования основного бюджета
Прежде, чем приступать к изучению методики подготовки основного бюджета, рассмотрим некоторые аспекты философии бюджетирования:
- Бюджеты могут быть недостижимыми, если недостижимы поставленные маркетинговые и производственные цели.
- Бюджеты могут быть неприемлемыми, если условия достижимости целей невыгодны для предприятия.
- Эффективность принятых бюджетов оценивают в процессе диагностики состояния предприятия.
- При составлении бюджетов следует опираться на документы, по форме и структуре приближенные к документам бухгалтерской отчетности.
- Производить бюджетирование без применения вычислительных средств (локальной компьютерной сети) и соответствующего программного обеспечения невозможно в реальном масштабе времени и ценности.
Несколько слов в отношении временного характера бюджета. Традиционным считается разбиение года на 12 месяцев и составление всех бюджетных таблиц для каждого месяца в отдельности. Необходимо сознавать, что в этом случае целый месяц представляется одной точкой времени. Зачастую это не устраивает финансового менеджера, и он стремится производить дальнейшее более детальное бюджетирование с разбивкой месяца на недели или на декады. Такой случай можно считать идеальным. Главная проблема его практической реализации – это оперативное обеспечение процесса бюджетирования исходными данными. Практическая истина здесь очень проста: запрограммировать процесс планирования – это только часть задачи. Гораздо сложнее обеспечить информационную поддержку этому процессу в реальном масштабе времени.
В дальнейшем последовательно дадим краткую характеристику каждому из частных бюджетов в общей системе процесса бюджетирования.
4.2. Характеристика частных бюджетов предприятия
Процесс бюджетирование начинается с составления бюджета продаж.
Бюджет продаж – операционный бюджет, содержащий информацию о запланированном объеме продаж, цене и ожидаемом доходе от реализации каждого вида продукции. Роль этого бюджета настолько велика, что приводит к необходимости создания отдельного подразделения со своей инфраструктурой, качественно и постоянно занимающегося изучением рынка, анализом портфеля продукции и т.д. Как правило, это отдел маркетинга. Качество составления бюджета продаж непосредственным образом влияет на процесс бюджетирования и успешную работу компании.
При составлении бюджета продаж нужно ответить на следующие вопросы:
- какую продукцию выпускать;
- в каких объемах она будет реализована (с разбивкой на определенные промежутки времени);
- какую установить цену продукции;
- какой процент продаж будет оплачен в текущем месяце, какой в следующем, стоит ли планировать безнадежную задолженность.
В общем случае компания в текущем периоде уже выпускает несколько видов продукции. Подчиняясь стратегическому плану компании, отдел маркетинга оценивает хозяйственный портфель и выдвигает прогнозы относительно жизнеспособности и объемов реализации того или иного вида продукции.
На объем реализации продукции влияют следующие факторы:
- макроэкономические показатели текущего и перспективного состояния страны (средний уровень заработной платы, темп роста производства продукции по отраслям, уровень безработицы и т.д.);
- долгосрочные тенденции продаж для различных товаров;
- ценовая политика, качество продукции, сервис;
- конкуренция;
- сезонные колебания;
- объем продаж предшествующих периодов;
- производственные мощности предприятия;
- относительная прибыльность продукции;
- масштаб рекламной кампании.
Вопросы о стратегиях и тактиках установления цен на продукцию широко освещены в литературе. Выбор наиболее приемлемого из возможных вариантов осуществляется на основе анализа рынка, целей и состояния компании.
Переходя к вопросу об оплате реализованной продукции, отмечаем, что вся реализованная покупателям продукция может быть оплачена следующими видами платежей: предоплата, оплата по факту получения продукции и продажа товара в кредит, т.е. с временной отсрочкой платежа. Лучшим вариантом прогнозирования характера оплаты продукции является совокупная работа по статистическому анализу опыта компании, сортировке всех существующих контрактов по признаку срока оплаты продукции, оценка степени выполнения покупателями своих обязательств и выдача результата в следующем виде (табл. 16).
Табл. 16. Коэффициенты относительной оплаты продукции
В целом к бюджету продаж предъявляются следующие требования:
- бюджет должен отражать, по крайней мере, месячный или квартальный объем продаж в натуральных и стоимостных показателях;
- бюджет составляется с учетом спроса на продукцию, географии продаж, категорий покупателей, сезонных факторов;
- бюджет включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включен в доходную часть бюджета потоков денежных средств;
- в процессе прогноза денежных потоков от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают, какая часть продукции оплачена в месяц отгрузки, в следующий месяц, безнадежный долг (как это показано в табл. 16).
Одновременно с бюджетом продаж целесообразно составлять бюджет коммерческих расходов, хотя на блок-схеме составления основного бюджета он находится ближе к отчету о прибылях и убытках. Во-первых, бюджет коммерческих расходов непосредственно связан с бюджетом продаж; во-вторых, коммерческие расходы планируются теми же подразделениями.
Чтобы отдел маркетинга качественно выполнил свою работу по составлению бюджета продаж и коммерческих расходов, необходимо учитывать следующее:
- расчет коммерческих расходов должен соотноситься с объемом продаж;
- не следует ожидать повышения объема продаж, одновременно планируя снижение финансирования мероприятий по стимулированию сбыта;
- большинство затрат на сбыт планируется в процентном отношении к объему реализации – величина этого отношения зависит от стадии жизненного цикла товара;
- коммерческие расходы могут группироваться по многим критериям в зависимости от сегментации рынка;
- значительную часть затрат на сбыт составляют затраты на продвижения товара - это определяет приоритеты в управлении коммерческими расходами;
- в бюджет коммерческих расходов включают расходы по хранению, страховке и складированию продукции.
Бюджет производства – это производственная программа, которая определяет запланированные номенклатуру и объем производства в бюджетном периоде (в натуральных показателях).
Он опирается на бюджет продаж, учитывает производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов, а также величину внешних закупок. Для расчета объема товаров, которые должны быть произведены, используется следующая универсальная формула:
ТМС готовой продукции на начало периода + Планируемый объем производства продукции =
Планируемый объем продаж + ТМС готовой продукции на конец периода.
Необходимый объем выпуска продукции определяется, таким образом, как планируемый объем продаж плюс желаемый запас продукции на конец периода минус запасы готовой продукции на начало периода. Сложным моментом является определение оптимального запаса продукции на конец периода. С одной стороны, большой запас продукции поможет отреагировать на непредвиденные скачки спроса и перебои с поставкой сырья, с другой стороны деньги, вложенные в запасы, не приносят дохода.
Как правило, запас готовой продукции на конец периода выражают в процентах относительно продаж следующего периода. Эта величина должна учитывать погрешность прогноза объема продаж и историю отношений с покупателями.
Одновременно с бюджетом производства следует составлять бюджет производственных запасов. Он должен отражать планируемые уровни запасов сырья, материалов и готовой продукции. Бюджет подготавливается в стоимостном выражении и призван количественно представить опасения снабженцев предприятия относительно перебоев в поставках сырья, неточности прогноза продаж и др. Информация бюджета производственных запасов используется также при составлении прогнозного баланса и отчета о прибылях и убытках.
Бюджет прямых затрат на материалы – это количественное выражение планов относительно прямых затрат компании на использование и приобретение основных видов сырья и материалов. Механизм составления широко применяется украинскими предприятиями, но качество составления оставляет желать лучшего (завышение расходных коэффициентов и т.д.).
Методика составления исходит из следующего:
- все затраты подразделяются на прямые и косвенные;
- прямые затраты на сырье и материалы – затраты на сырье и материалы, из которых производится конечный продукт;
- бюджет прямых затрат на материалы составляется на основе производственного бюджета и бюджета продаж;
- объем закупок сырья и материалов рассчитывается как объем использования плюс запасы на конец периода и минус запасы на начало периода;
- бюджет прямых затрат на материалы составляется с учетом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности на материалы.
В дополнение к бюджету прямых затрат на материалы составляют график оплаты приобретенных материалов.
Бюджет прямых затрат на оплату труда – это количественное выражение планов относительно затрат компании на оплату труда основного производственного персонала.
При подготовке бюджета прямых затрат на оплату труда учитывают:
- он составляется исходя из бюджета производства, данных о производительности труда и ставок оплаты труда основного производственного персонала;
- в бюджете прямых затрат на оплату труда выделяют фиксированную и сдельную часть оплаты труда.
Если на предприятии накопилась задолженность по оплате труда или предприятие подозревает, что не сможет выплачивать заработную плату в установленные сроки, то дополнительно к бюджету прямых затрат на оплату труда составляется график погашения задолженности по заработной плате. Этот график составляется по тому же принципу, что и график оплаты приобретенных сырья и материалов.
Бюджет производственных накладных затрат – это количественное выражение планов относительно всех затрат компании, связанных с производством продукции за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда.
Производственные накладные расходы включают в себя постоянную и переменную части. Постоянная часть (амортизация, текущий ремонт и т.д.) планируется в зависимости от реальных потребностей производства, а переменная часть использует подход, основанный на нормативах. Под нормативом понимается сумма затрат на единицу базового показателя. Для оценки нормативов затрат используют различные базовые показатели. Расчет нормативов производится на основе данных предшествующих периодов с возможными корректировками на инфляцию и некоторые конъюнктурные факторы.
Бюджет управленческих расходов – это плановый документ, в котором приведены расходы на мероприятия, непосредственно не связанные с производством и сбытом продукции.
К управленческим расходам относят затраты на содержание отдела кадров, отдела АСУ, ОТиЗ, отопление и освещение помещений непроизводственного назначения, услуги связи, налоги, проценты по полученным кредитам и т.д. Большинство управленческих расходов носит постоянный характер, переменная часть планируется с помощью норматива, в котором роль базового показателя, как правило, играет объем проданных товаров (в натуральном или денежном выражении).
Составив описанные выше предварительные бюджеты, можно приступать к формирования основного финансового бюджета, которое начинается с формирования прогнозного отчета о прибылях и убытках компании.
Прогнозный отчет о прибылях и убытках – это форма финансовой отчетности, составленная до начала планового периода, которая отражает результаты планируемой деятельности. Прогнозный отчет о прибылях и убытках составляется для того, чтобы определить и учесть выплату налога на прибыль в оттоке денежных средств в бюджете денежных средств.
Прогнозный отчет о прибылях и убытках составляется на основе данных, содержащихся в бюджетах продаж, себестоимости реализованной продукции и текущих расходов. При этом добавляется информация о прочих прибылях, прочих расходах и величине налога на прибыль.
Наиболее ответственным этапом здесь является оценка себестоимости. Для того, чтобы сделать процесс оценки себестоимости адекватным процессу оперативного финансового планирования, необходимо построить модель себестоимости, с помощью которой происходит автоматический пересчет себестоимости в зависимости от изменения факторов потребления ресурсов и цен. Вся совокупность потребляемых предприятием ресурсов представляется в виде стандартного набора, который может расширяться в зависимости от планов освоения предприятием новых видов продукции. Для каждого вида ресурса устанавливается расходный коэффициент c ik , который определяет потребление i-го ресурса k-ым продуктом. Помимо этого оценивается цена каждого i-го ресурса p i . Модель оценки себестоимости наглядно можно представить в виде двух следующих таблиц.
Табл. 17. Модель оценки себестоимости в виде расходных коэффициентов
С помощью представленных в табл. 17 и 18 данных расчет себестоимости производится с помощью следующей простой формулы:
Плановый отчет о прибылях и убытках содержит в сжатой форме прогноз всех прибыльных операций предприятия и тем самым позволяет менеджерам проследить влияние индивидуальных смет на годовую смету прибылей. Если сметная чистая прибыль необычно мала по сравнению с объемом продаж или собственным капиталом, необходимы дополнительный анализ всех составляющих сметы и ее пересмотр.
Следующим шагом, одним из самых важных и сложных шагов в бюджетировании, является составление бюджета денежных средств.
Бюджет денежных средств – это плановый документ, отражающий будущие платежи и поступление денег. Приход классифицируется по источнику поступления средств, а расход - по направлениям использования. Ожидаемое сальдо денежных средств на конец периода сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая должна постоянно поддерживаться (размеры минимальной суммы определяются менеджерами предприятия). Разность представляет собой либо неизрасходованный излишек денег, либо недостаток денежных средств.
Минимальная денежная сумма представляет собой своего рода буфер, который позволяет спасти положение при ошибках в управлении движением наличных средств и в случае непредвиденных обстоятельств. Эта минимальная сумма денежных средств не является фиксированной. Как правило, она будет несколько больше в течение периодов высокой деловой активности, чем во время спада. Кроме того, для повышения эффективности управления денежными средствами значительная часть указанной суммы может находиться на депозитных счетах.
Бюджет денежных средств составляют отдельно по трем видам деятельности: основной, инвестиционной и финансовой. Такое разделение очень удобно и наглядно представляет денежные потоки.
Данные по бюджету продаж, различным бюджетам производственных и текущих расходов, а также по бюджету капитальных затрат отражаются в бюджете денежных средств. Во внимание также должны быть приняты выплаты дивидендов, планы финансирования за счет собственных средств или долгосрочных кредитов, а также другие проекты, требующие денежных расходов.
На заключительном этапе процесса бюджетирования составляется прогнозный баланс.
Прогнозный баланс – это форма финансовой отчетности, которая содержит информацию о будущем состоянии предприятия на конец прогнозируемого периода.
Прогнозный баланс помогает вскрыть отдельные неблагоприятные финансовые проблемы, решением которых руководство заниматься не планировало (например, снижение ликвидности предприятия). Прогнозный баланс позволяет выполнять расчеты различных финансовых показателей. Наконец, прогнозный баланс служит в качестве контроля всех остальных бюджетов на предстоящий период – действительно, если все бюджеты составлены методически правильно, баланс должен “сойтись”, т.е. сумма активов должна равняться сумме обязательств предприятия и его собственного капитала.
